Miejska Biblioteka Publiczna im. Adama Asnyka w Kaliszu - Bibliotekarze w sprintach

Alicja Krawczyńska prowadzi badania do swojej pracy doktorskiej, która dotyczy zarządzania ryzykiem projektów kulturalnych. Ich celem jest zbadanie możliwości wykorzystania cyklu realizacji projektów w Scrumie do zarządzania ryzykiem projektów kulturalnych. Jest to innowacyjne podejście, które łączy w sobie konieczność działania w niepewnym i zmiennym otoczeniu z zasadami pracy i narzędziami stosowanymi w projektach komercyjnych.

Badania składają się z dwóch etapów.

Pierwszym etapem współpracy były warsztaty szkoleniowo-wdrożeniowe, w których wzięli udział bibliotekarze – animatorzy. Warsztaty miały charakter spotkań online i polegały na omówieniu i przeanalizowaniu na przykładzie autorskiego modelu zarządzania ryzykiem w projektach kulturalnych z wykorzystaniem Scruma. Jest to określony sposób realizacji projektów, uwzględniający specyfikę świata kultury, dobre praktyki z biznesu oraz wspierający zarządzanie ryzykiem w instytucji w niepewnych czasach. Badania łączą więc w sobie aspekty praktyczny i naukowy.

Praktyczny aspekt to nowy zakres wiedzy bibliotekarzy, którzy dzięki warsztatom poznali główne zasady pracy w Scrumie, czyli zwinnej metodzie realizacji projektów i rozwoju produktów i usług.

Praca zespołu w Scrumie opiera się na małych zespołach, bieżącej wymianie wiedzy, korzystaniu z wzajemnych doświadczeń. Scrum układa pracę w iteracje zwane sprintami i dwa kluczowe spotkania: planowanie i podsumowanie sprintu. Bardzo ważnym elementem tego podejścia jest tak zwany backlog, czyli lista wszystkich działań, które będą podejmowali członkowie zespołu projektowego. Backlog musi być transparenty i widoczny, dlatego też często korzysta się z narzędzi online.

Drugim etapem współpracy jest samodzielna realizacja projektu przez kaliskich bibliotekarzy. Do tego etapu został wybrany projekt rozwoju Społecznego Archiwum Kaliszan. Praca w sprintach rozpoczęła się od mianowania „ownera”, czyli osoby odpowiedzialnej za utworzenie i zarządzanie backlogiem. Jest nim Monika Sobczak-Waliś, która - wspólnie z zespołem - rozwija społeczne archiwum. Niezmiernie ważną kwestią jest dostęp online do backlogu, dlatego też do tego celu wykorzystano „Jirę”. To platforma do zarządzania projektami wspierająca zasady pracy w Scrumie.

Jak podkreśla dyrektor Robert Kuciński: „dzięki tej metodzie mamy bieżący wgląd w aktywność każdego z członków zespołu, otrzymujemy drogą mailową informacje o zrealizowanych zadaniach, o pytaniach czy potrzebie akceptacji danej sprawy przeze mnie. Widzimy też zależności między poszczególnymi zadaniami i wzajemną odpowiedzialność za całość”. Monika Sobczak-Waliś uzupełnia: „Jesteśmy na początku naszej pracy w sprintach, ale już teraz możemy zobaczyć szybciej i wyraźniej niż do tej pory, że zasady Scruma oraz sama Jira pomagają nam w pracy nad projektem. Nawet, jeżeli nasz zespół jest rozproszony, bo członkowie zespołu na co dzień zajmują się wieloma obszarami i w różnych miejscach biblioteki, to rozwój naszego archiwum nabrał tempa”.

Realizacja badań z wykorzystaniem zasad Scruma ma charakter pilotażowy i potrwa do końca grudnia. Po tym czasie otrzymamy raport, a Pani Alicja materiał badawczy do swojej rozprawy doktorskiej.